こんにちは。 BASEの ProductDevでエンジニアをしています、遠藤(@Fendo181)です。 今回、2024年2月11日に開催された「PHPカンファレンス関西2024」にコアスタッフとして参加してきました!
2018年から6年越しに開催された「PHPカンファレンス関西2024」でしたが無事に開催できました。蓋を開けてみれば431名という多くの方が参加された大きなイベントだったと思います。
この記事ではそんな「PHPカンファレンス関西2024」にコアスタッフとして参加した背景や、自分の役割や、コアスタッフを経験して思ったことなどをまとめてみようと思います。
また、この記事をきっかけにコアスタッフでなくても、なんらかの技術コミュニティに参加するきっかけになれば幸いです。
コアスタッフに参加しようと思ったきっかけについて
「PHPカンファレンス関西2024」のコアスタッフの募集が始まったのが去年の8月頃でした。
元々PHPに関わらず、なんらかの技術イベントに参加するのが好きで当日スタッフを経験した事はありました。
ただ、数年ぶりに「PHPカンファレンス関西」を開催するということで、コミュニティへの貢献も含め「なにか少しでもお手伝いができれば!」と思ったのが参加したきっかけの1つです。
また関西でのPHPコミュニティの方とは知り合いが少ないので、せっかくなら現地で交流もできればと考えてコアスタッフとして参加してみました。
コアスタッフでの自分の役割について
自分は「一般参加者対応チーム」に配属となりました。
このチームでは一般参加者へ向けたチケット販売の運用、当日の会場運営、スタッフの管理、懇親会でのケータリング周りの準備、会場連携などを担当するチームで、自分は主にケータリング周りと会場連携を行っていました。
他のコアスタッフの役割については以下のnote記事でもまとまっていますので興味があればご覧ください。
具体的に自分が対応した事を洗い出すと以下の作業をやっていました。
- 懇親会スポンサー企画の準備
- 懇親会でのケータリングの手配
- 会場で参加者に配布するドリンクの手配
- 当日スタッフ向けのお弁当の手配
- カンファレンス会場を提供する企業様の連携
カンファレンス会場との連携については、Wifiや照明など会場からレンタルする機材や、事前にスポンサー側から送られてくる荷物が無事に受け取れるよう書類を用意するなど動いてました。 カンファレンス会場を用意する上で、当日問題なく実施するために提供元企業様との連携が重要でした。開催前日までに、会場の設備の使用については何度も連絡をとりながら準備をすすめました。
当日の動きについて
当日は主に会場側での設備の配置や、なにか問題が起きたときに備えて見回りをしてました。
開催前に、メールでのやりとりでカンファレンス会場の資料には何度も目を通してましたが、自分が東京に在住していたため、実際の会場は見れてなく、現地にいるスタッフが撮影してくださった会場の写真を見ながら配置など、イメージトレーニングをしてました。
したがって、当日の朝一番に会場に入ってから、すぐさま部屋の配置の把握や、ちゃんとメールで申請した通りにレンタル機材や荷物が届いているかを確認してホッとしたのを覚えています。
その後は会場での予期せぬトラブルが起きたときに備えて、適宜カンファレンス会場を提供する企業様と連絡をしながら、会場を見回りしてました。数年ぶりの開催で過去のナレッジも少なく、当日の予期せぬトラブルが一番の心配でした。
しかし、特に大きなトラブルもなく最後まで進行できたのは本当に良かったと思います。
振り返ってみて
「PHPカンファレンス関西2024」が無事に開催できたこともそうですが、6年ぶりの開催にも関わらず、沢山の人が参加して頂き、交流する場を提供できたことがなによりもスタッフとして嬉しかったです。 また、ここまで運営に関わっていたコアスタッフや、当日スタッフの皆さんとも、終わってからの懇親会で交流できたことも良い思い出になりました。
まとめ
コアスタッフとして参加したとき、担当した仕事が無事にできるか不安だったのですが、無事にやりきれてよかったです。
これまでは一人のエンジニアとしてアウトプットをするためにカンファレンスで登壇したり、勉強会等で発表をしてましたが、コアスタッフとして参加してみると
その場所を提供するにあたって沢山の有志の情熱によって支えられていることがわかります。
その一員として、今回、PHPカンファレンス関西2024の開催をお手伝いできたこと、心より誇りに思います。
今後もPHPに関わらず、カンファレンスは開催されるので、もしコミュニティを盛り上げてみたいと思った方はスタッフに応募してみてください!
