BASE開発チームブログ

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DroidKaigi2018にスタッフとして参加したらいろいろとすごかった

Androidアプリエンジニアの鈴木 (G_devi) です。 今まで何回かDroidKaigiに参加はしていたのですが、今回のDroidKaigi2018は初めてスタッフとして参加させていただきました。 その中で、運営・進め方・情報管理・当日の動き・臨機応変な対応など、いろいろとすごいなーとか、このやり方いいなーとか思ったことがあったのでお伝えしたいと思います。(書ける範囲で)

すごかったこと・いいなと思ったやり方etc...

どれが一番とか選べないので順番は特に関係ないです

globalチームがある

簡単に言うと、英訳してもらいたい文をここにお願いすると分かる人が翻訳してくれる感じです。

DroidKaigiは海外からも参加者や登壇者が来ますし、グローバルな対応が必要になってくるので何にでも英語が必要となります。 登壇者とのメールのやりとり、アンケートなど全体に投げるもの、海外サービス(Sessionizeなど)への質問など英語を用いるところはたくさんあるのですが、担当している人が必ずしも英語ができるわけではありません。(自分もできません)

slackの専用のchannelで英訳できる人のグループ(@english)宛に、こんな用途でいつまでにお願いしたいという感じで投げると、誰かがシュッと英訳してくれるという初めて見たときは感動するような流れ! 何よりみんなslackを使い慣れているので引用など諸々見やすく投げるし、感謝と謝罪もキッチリしているし、緊急度と重要度をみんながある程度把握しているため流れがいい。

こんなに素晴らしい流れができてる企業とかないんじゃないか?と思ったくらいです。

こういうのほしいなーという話が出たら誰かが作り始める

多分、いろいろ作られてたとは思うけどとりあえずパッと思い出したのは一つ。 github issueのMilestoneからもうすぐ期限が来そうなものをまとめてslackに投げて教えてくれるというもの。 全体で見ると結構な数のissueが作成されてるうえ、期限遵守しなくてはいけないものもあるため非常に見やすく気づきやすく素晴らしかった。

恐らくスタッフの大半が簡単なスクリプトを書いてシュッと投げるくらいのものはそれほど手間なくできると思うので、誰かに作業が集中してしまわないのが素晴らしい。まあ、忙しい人ほど自分で作ってちゃっちゃと済ませちゃうものな気がするけども。

用語集がある

まぁ、当然ですよね? ただこれがちゃんと存在してないと認識のズレや時間のムダにつながるのであることはとても重要だと思います。 用語が増えてきてメンテできずに人によって呼び方が違うものとか増えてくる現場にいた経験をするともう。。。

リアルタイムKPT

KPTを雑に書き込めるchannelがある。

確かに、思ったことはその場ですぐに記載したほうがいいですね。 DroidKaigi本番中もちょくちょく書き込まれていて、みんな結構slackのチェック頻度が高かったりもあるので、それを見て参考にもできるしとても良かったと思いました。 今更ながら、何でよくあるKPTの集まりでは時間区切って思い出しつつ書き出すことをするのだろうと。。 あのやり方だと後でこれもあったなと思うことが結構あるんですよね。

当然ながらslackに書き込んで終わりではなく、後で別途まとめると思いますが。 担当ごとに書き込むためのissueもありますし。

当日のインカム運用

当日はスタッフ全員がインカムをつけて緊急時の案内や共有などを行っていた。 slackでいいじゃんと思っていたが、結構動き回ってるうえ一般の人よりチェック頻度が高いと言ってもやはりリアルタイム音声連絡の便利さには敵わないものがありますね。 特に参加者から質問などを受けて自分が分からないときなどは急ぐ必要があるので非常に良かったです。

正直、撤収の途中からインカムを外したら不安になるし聞きたいことあるときに不便だなと思いました。 去年は全員がつけていたわけではなかったようなので、うまく改善がされていってるんだなという印象も受けました。 ただ、どうしても聞き取りづらいというのはよくあるので、いずれgoogle glassをつけて追加でも文字でも見れるようになるといいな〜。

2段階認証

当然だがキッチリしている。 当然ながら外に出せない情報もあるので重要なところですね。 何よりまだ設定していない人に対するリマインドがしっかりしていてよかったと思います。

最新情報の重要性の理解度

みんながみんな、情報が最新であることの重要性を強く認識しているため古い情報を見てズレたことをしてしまうという状況がほぼなかったと思う。 特に、セッションの司会や補助の割り当ては当日中にもちょくちょく更新されたので全員が最新情報をきちんと確認する必要があったが、通知もしっかりしていましたが問題なくみんなチェックしていたようでスムーズでした。 あとは、マニュアル類も都度更新されたりするのでそのチェックも重要でしたがデジタル主体の人が多いとなんと楽なことかと。(やはり便利なので印刷したものもありましたが) とりあえず手軽にgoogle docsは便利ですよね。

スタッフ用アプリ

なんと、スタッフが利用するアプリも作られていたのです!

マニュアル類へのリンク、Slack起動、Twitterで#DroidKaigi検索、各自の行動予定表、各ルームの進行中・休憩中表示の切り替え、そして何よりプッシュ通知でみんなへの連絡事項が文字で送られてくるというのは便利でした。(ちなみに最後の通知は打ち上げ会場についてでしたw)

半分くらい(?)はスタッフ初参加なようなので、このようにこれを開けばなんとかなるというものがあると迷わずに便利に動けて素晴らしかったです。

各種マニュアルの完成度

各種マニュアルの完成度がハンパないです!

上にも書いたように初めての人が多いというのもありますが、とりあえずこれを見れば大体のことは迷わずできるというレベルで作成されていました。 当日のことだけでなく、準備や撤収に関してもマニュアル化されているので非常に動きやすかったです。 しかも、こういうことも必要ではないかという話が出るとすぐに更新されて通知がくるのがまた素晴らしかったです。 いろいろな面で見習いたいところ。

責任の所在が明らか

全体、そして各担当の責任者が明確で(状況によって変わったりもありますが)その人に質問すれば大体何とかなるという状況。 もちろん質問だらけにならないようにいろいろ記載されているものがあるのですが。 何か発生した際の線引(これはやる。やらないなど)がすぐに分かるというのは素晴らしかったです。 まぁ、これもエンジニアらしく反応速度が早いからうまく回ってるというのもありますが。

やばい問題が起こらないように、そして確実に間に合わせるためにきっちりと内容を把握している責任者がハンドリングしているのは素晴らしかったです。 責任者が自分の担当範囲をキッチリ把握している。できない場合でも周りがフォローできるという体制は普通なようでなかなかできてなかったりしますからね。

受付アプリまで作られている

ついに1000人規模になったDroidKaigiですが、その人数の受付を回すとなるとものすごく大変なのは目に見えている。 参加者が提示したQRコードをスタッフの受付アプリで読み取ることによってスムーズな受付が可能だった模様。 "模様"というのも、自分は受付時に別の作業をしていたので現場は見ていないもので。。。 ただ、この辺も前回の反省を踏まえて作るという流れがいいですね。 何より特別な機器を用いなくてもスマホのカメラで可能であり、そのアプリをシュッと作れる人たちというのが強い。

ミーティングはハングアウトでも参加可能

スタッフもほとんどの人が普段の仕事をしているうえで夜に集まるので、どうしても参加できない人もいる。 また遠方の人もいるので、行くことはできないけどハングアウトで参加できるというのはすごく便利。 あと、議案・議事録もしっかりしているため参加できなかったとしてもある程度はきちんと把握できるようになっていました。 (自分もいろいろあってあんまりミーティングの場に行けなかったので非常によかった)

直接会って話すというのも重要なのですが、普段テキストベースでのやり取りに慣れている人が多いのもあり、議事録のチェックでも情報格差がそれほど発生しないようになっているのは非常によかったです。 経緯はともかく結果はしっかりとどこかに明記されているので。

そして、それほど回数も時間も確保できるわけではないのでミーティングのための準備もしっかり行われており、極力無駄な時間を使わないようにしていたのが素晴らしかったです。 これも非常に見習っていきたいところです。

急遽対応すべきことが発生したときの流れが良い

1000人もの人を動かすと、予期できなかったことなどが発生し急遽対応を入れたりします。 うまく人を流すために誘導を配置する必要がでてきたなど。 その作業タイミングで手が空いていそうな人をみつけ簡単に流れを説明するだけで動けるのは非常に良かったです。 何か分からないことがあればインカムで聞けますし。 エンジニアだからとは必ずしも言えないですが、ある程度自分で考えて行動できる人が多かったように思えます。

オープニング動画がかっこいい!!!

これはしびれた (まぁ、自分は準備でウェルカムトーク出てないし終わってから見たんですが)

www.youtube.com

その他感想

ひたすらに物理作業がツライ!!!

普段座ってばかりいる自分なので、、前日の電源を机に配置してテープで足をひっかけないように留めていく作業で疲労困憊。 セッションの司会補助で立ち続けてるだけでも脚がプルプル。 撤収作業で疲労困憊。 最初のほうは緊張もあり相当疲れました。 やはり体力は必要だなーと。

朝が早い!

と言っても、8:50厳守なので一般的に見たらそんなに早くはないのですが。 自分は朝に弱すぎるうえ、疲労困憊なので本当に心配でした。。 現地が西新宿で家が池袋なので結構近いのに本気で現地近くに泊まろうかと考えていました。 けど、参加者も泊まる人多いでしょうし、そんな近くに宿泊施設が多そうに見えなかったので断念。 少し歩けばいくらでもあるだろうけどそれなら帰っても変わらないかなーと。 最終的に知り合いに電話で起こしてもらうというリスクヘッジをして何とか乗り切りました。

スタッフの顔と名前が分からない。一致しない。

自分がミーティングにあまり参加できなかったというのもありますが、当日結構みんな初めましてという感じが多かったです。 slackやtwitterのアイコンや表示名は分かるけども実際の人と結びつかないというのはよくありますよねー。 人が増えてくると会社でもそうだったりしますよねー。 とはいえ、それでもうまく回るような感じではあったのですが、やはり顔と名前が一致するとだいぶやりやすくはなると思います。 (覚えるの苦手なんですが。。。) あと、みんなほとんどslackの表示名で呼んでいるのですが、どう読むのか分からなかったりw

スタッフ打ち上げ会場に人権(ネット接続環境)がなかった…

ほぼネット前提であるAndroidのイベントスタッフの打ち上げにこの状況は驚きましたねw 地下だったのもあり電波がほぼ届かず、現地WiFiもなかったです。(あったとしてもこれだけアクティブな人が80人?くらい集まってたらパンクするでしょうが…) まだ外部と連絡とる必要のある人もいたでしょうしせめて繋がる環境だったほうがよかったのでは?とは思いました。 何より自分が欲しかった。。。w

最後に

個人的に非常に為になり、参考になり、楽しかったです。 他にも良かったと思うところはたくさんあるのですが、とりあえずパッと思いつくところを書きました。

やってみたい人や組織運営に悩んでる人なども一度スタッフとして参加してみると為になるかと思います。 元の仕事や準備など諸々で時間がなくアプリ開発のほうには関われなかったのが残念だったので、来年は多少手を付けられるといいなと思いました。

スタッフのみなさん、登壇者のみなさん、そして参加者のみなさん、ありがとうございました!!

(文字だけで寂しいのでスタッフ名札写真でも載せようと思ったら無くしてしまったようだ…泣)