はじめに
この記事はBASE Advent Calendar 2020 9日目の記事です。
初めまして、BASE株式会社 CSEチームに所属している秋谷です。CSEについては下記の記事に詳しく書かれていますので詳細は省きますが、一言で言うと社内の業務効率良くして働きやすくして行こう！をミッションに、社内業務改善と内部統制の二つの軸で業務を遂行しています。
私は今年の3月に入社しましたが、その頃には既にコロナが流行し始めており、特にBASEはWork From Home (以下WFH)をいち早く実践していたため、出社した回数はトータルで1ヶ月もありません。
そんな私がこの10ヶ月を振り返り、WFH下でのCSEとしての業務の振り返りをしていきたいと思います。
社内業務改善
社内業務改善では、私は主に経理業務の業務改善に携わっています。「業務改善」とは現存のプロセス全体を最適化することを目的としており、ごくごく一部だけ自動化するプログラムを書いて終わりではありません。関係する各所へのヒアリングや業務全体に関わるフローの確認、不要なプロセスの削減・代替方法の検討など様々あります。
このWFH下では既存の業務の多くを見直し、フローをより良く改善する良い機会になったのではないかと個人的には感じています。
実際に入社後すぐに経理業務の一部を改善する機会をいただいたのですが、その際に既存業務のフローを洗い出し、出社が必要な部分のフローが本当に必要なのかをヒアリングし、その業務に関わる全てのフローを出社無しで従来の半分以下の時間で実施出来るようになりました。
元々業務を経理からCSEに移管する話は出ていましたが、更に業務に関わるフローを短縮できたのはWFHのおかげではないかと感じています。
余談ですが、この時の業務は後に取得できる情報を大幅にアップデートし、売上データダウンロードAppとしてリリースされています。ぜひご活用ください。
apps.thebase.in
内部統制整備
こちらの記事にもあるように、BASEでは上場企業が守らないといけないJ-SOX法に対して、2021年度末までに未整備な項目の是正・必要書類の作成などが必要になります。一社員として決められた項目に沿って証跡を取得するのではなく、整備していく立場になるのは殆どのメンバーが初めての経験だったため、まずはCSEチーム内での内部統制本の輪読会を実施し、内部統制への理解を深めてから担当にわかれ、それぞれが業務を遂行していきました。
輪読した本はこちら
www.amazon.co.jp
私はIT業務処理統制の担当になったのですが、IT業務処理統制ってなんぞ？？なところからスタートしています。そのため、最初に社内で対象になりそうな項目を洗い出していただき、その担当者に対してヒアリングを実施していきました。余談ですが、このヒアリングが社内業務の理解にも繋がり、内部統制とは直接は関係ないところでも大いに役立っています。ヒアリングした内容はPlantUMLを用いてワークフロー図に起こし、社員全員が見られるところに公開しました。これにより、新しい取り組みを開始する前に既存のワークフローの確認やいろんな場面で共有し易くなり、フロー図の修正も容易になりました。
また、内部統制上必要なテーブルに対して変更が実施された場合、この変更を内部統制のレポートを作成するシステムに反映する必要がありますが、このWHF化ではこの情報をキャッチするのがなかなか大変でした。
これを解決するために、BASEでは期の初めにその期で実施するプロジェクトの概要をスプレッドシートにまとめて全社員に共有するという取り組みがあるのですが、そのプロジェクト一覧に内部統制上必要なテーブルに対して影響があるかどうかを記載するようにしてもらい、影響がありそうであれば担当者に話を聞きにいくということを実施するようになりました。このシートにはいつ頃リリース予定かが記載されているため、リリース前の少なくとも１ヶ月前には必要な項目を確認していくことができるようになったのでやりやすくなったかなと思います。
終わりに
多くの企業が在宅に踏み切る中、いきなり在宅になって戸惑った方も多くいらっしゃるかと思います。
ここで紹介した内容はちょっとした工夫程度のものですが、意外とそういったちょっとした工夫でフローは良くなっていくことが多々あります。この機会に、手元の業務のフローや伝達方法を見直してみてはいかがでしょうか。
明日はServiceDevセクションの菊地さんです！
